Отличия бумажного УПД от электронного и использование их в программах 1С

Приложение 1С Бухгалтерия (версия 1С 8.3) и некоторые отраслевые решения на платформе 1С Предприятие дают возможность пользоваться универсальными передаточными документами для отражения операций по купле-продаже товаров и услуг в бухгалтерии, а также начисления НДС и его вычета при продажах. УПД заменяют собой счет-фактуру и могут выписываться на бумаге или представлять собой электронный документ. Рассмотрим особенности электронного варианта и особенности его использования для целей бухгалтерского учета. 

Особенности электронного УПД

В программах 1С Бухгалтерия или других учетных приложениях можно использовать несколько видов документов, которые дают право изменять сумму налога по НДС:

• СЧФ – традиционный документ, который выписывает продавец при продаже товаров и услуг (если он находится на ОСНО);
• СЧФДОП – это универсальный передаточный документ, который подписывается обеими сторонами сделки. Он дает основание для предъявления НДС к вычету и уплате, а также для внесения изменений в бухгалтерский учет компании;
• ДОП – документ, на основе которого вносится изменение в бухучет. Однако он не является основанием для начисления НДС или предъявления его к вычету. 

Обратите внимание, что порядок работы  СФ и УПД в программе 1С Бухгалтерия имеет минимальные отличия. Поэтому бухгалтеру не нужно осваивать дополнительные навыки при переходе от традиционного варианта обмена счетами-фактурами на универсальный платежный документ. 

Электронный УПД может быть двух видов:

• Односторонний. В нем размещается информация от продавца, и подпись ставится тоже только продавцом;
• Двусторонний. Документ состоит из двух специализированных файлов, в одном из которых содержится информация продавца, в другом покупателя. Подписываются они также двумя сторонами. 

Обратите внимание, что подписывать электронные документы должны только уполномоченные лица. Если в компании разные люди подписывают первичку и счета фактуры, то на УПД должны стоять электронные подписи каждого из них. 

Также в электронном документе необходимо правильно указывать статусы лиц, которые участвовали в его создании:

• Работник компании-продавца;
• Работник организации, которая сформировала файл;
• Работник иной организации, который вписывается в УПД на основе документа, подтверждающего его статус;
• Уполномоченное физлицо (предприниматель). 

По своей сути электронный и бумажный документ имеют одинаковый статус. Однако первый вариант намного эффективнее с точки зрения организации документооборота между компаниями. УПД заменяет сразу два электронных документа, поэтому позволяет снизить интенсивность обмена и затраты на оплату транзакций у оператора ЭДО.

Куда обратиться

Хотите использовать УПД в работе компании? Воспользуйтесь помощью менеджеров ГК «В приоритете». Они предоставят консультации по вопросам использования универсального платежного документа для ведения бухгалтерии. У нас вы можете также купить 1С, мы выполняем обновление 1С и обслуживание 1С, заключаем договора 1С ИТС.