Как составлять график отпусков на предприятии

Работодатель ежегодно обязан составлять график отпусков сотрудников и утверждать его до начала текущего календарного года. С помощью грамотно составленного графика можно распределить занятость сотрудников и организовать их взаимозаменяемость при выполнении служебных обязанностей. Кроме того, на основе графика формируется резерв денежных средств на выплату отпускных и правильное его отражение этих операций в бухгалтерском учете. 

Для составления и ведения графика можно использовать несколько инструментов. Рассмотрим, какой из них удобнее для компании в зависимости от особенностей ее работы и количества сотрудников. 

В чем лучше вести учет графика отпусков

Для составления и ведения графика отпусков сотрудников обычно используются такие инструменты:

• Типовая форма Т-7, которую можно загрузить и заполнять в офисном приложении. Ее же можно дорабатывать с учетом потребностей конкретной компании. 
• Специальная утилита или программа, предназначенная для кадрового учета;
• Программа 1С ЗУП — Зарплата и управление персоналом версии 1С 8.3. Она разработана на платформе 1С Предприятие и используется для комплексной автоматизации кадрового учета в компании. 

Первый вариант, то есть ведение графика в электронной таблице, хорош тем, что не требует от компании дополнительных затрат на приобретение программы 1С или другого специализированного решения. Достаточно открыть загруженный файл в офисном приложении, заполнить его и в течение года вносить необходимые корректировки. 

В этом случае придется самостоятельно создавать документы по кадрам на каждого сотрудника:

• Приказ о назначении отпуска;
• Записка о предоставлении отпуска;
• Заявление о предоставлении отпуска или его переносе. 

При необходимости можно создавать простые отчеты с помощью инструментов, встроенных в Excel.

Но когда количество работников в компании превышает 20-30 человек, при таком подходе к учету кадровый работник столкнется с трудностями, а контроль за отпусками будет занимать большое количество рабочего времени. Кроме того, возникнет необходимость в ведении архива и хранении первичных документов. При проведении проверок и получении запросов от налоговой копии первичных документов придется отправлять вручную. 

Если использовать для учета отдельное специализированное решение, то возникнет необходимость в интеграции и обмене данными с другими программами. Придется либо вводить больше данных в разные программы, либо заказывать интеграцию через API, что не всегда возможно. 

Поэтому оптимальный вариант – использование программы 1С ЗУП. Она построена на платформе 1С Предприятие и легко обменивается данными с любой программой от этого разработчика. 

Куда обратиться

Хотите автоматизировать процесс формирования и контроля графика отпусков? Организовать комплексный кадровый учет в компании? Обращайтесь в ГК «В приоритете». У нас можно купить 1С, заключить договор 1С ИТС, получить помощь в установке и адаптации приложений под нужды конкретной компании.