Проблемы бумажного архива документов при ведении учета в приложениях 1С Предприятие

Программа 1С Бухгалтерия и другие учетные приложения на платформе 1С Предприятие имеют встроенные возможности для печати бумажных документов. Пользователь может использовать типовые формы или разрабатывать собственные варианты. Однако одновременно с бумажным документооборотом в программах 1С можно использовать и электронный. Стоит ли отказываться от традиционного способа обмена документами в пользу электронного? Рассмотрим этот вопрос подробнее. 

Проблемы с ведением бумажного документооборота

Возможности обмена документами в электронной форме в программах 1С настолько удобны, что большинство сотрудников использует и этот вариант. Однако из-за неполного перехода на ЭДО продолжают существовать также бумажные документы. Помимо трудоемкости ввода информации с них и большого количества ошибок, вызванных человеческим фактором, возникает сложность в хранении документов согласно требованиям налоговой службы. 

При ведении бумажного архива предприятие может столкнуться с такими неприятностями:

1. Утеря документов. Первичные бумаги, подтверждающие финансовые операции, могут быть утеряны до помещения в архив или при перемещении его в новый офис. В результате вы не сможете подтвердить в налоговой тот или иной расход, что повлечет доначисление налогов. 
2. Медленный поиск документов. Из-за большого объема первички найти нужный документ, даже в случае их систематизации, очень сложно. Задача еще более усложняется, если архив находится в разных подразделениях компании или несколько раз переезжал с места на место. 
3. Дополнительные расходы на организацию хранения. Компания вынуждена нести дополнительные расходы на аренду помещения под архив или выделать комнату в собственном офисном здании. В комнате должна быть обеспечена подходящая для хранения влажность и температура, что также требует дополнительных затрат. 
4. Невозможность совместной работы. Ввиду того, что бумажный документ существует в одном экземпляре и территориально хранится в одном месте, невозможно обеспечить одновременную работу с ним нескольких сотрудников. 
5. Отсутствие контроля за версиями документов. Если необходимо вносить изменения в архивный документ (например, кадровые приказы), хранить историю всех изменений будет невозможно. Придется менять весь бланк.

При пожаре, затоплении или других чрезвычайных ситуациях бумажный архив может быть уничтожен полностью, что приведет к необходимости восстанавливать его для целей бухгалтерского и кадрового учета. 

При полном переходе на электронный документооборот всех перечисленных неприятностей можно избежать. 

Куда обратиться

Хотите избежать проблем с бумажным архивом и оптимизировать работу с помощью ЭДО в программах 1С? Обращайтесь за помощью в ГК «В приоритете». Мы занимаемся продажей 1С и выполняем обслуживание 1С наших клиентов. У нас вы можете получить консультации по обновлению 1С, заключить договор 1С ИТС, получить помощь в организации ЭДО, в том числе подключению сервисов, обеспечивающих обмен цифровыми документами между контрагентами.