Преимущества электронного архива при организации ЭДО между контрагентами в приложениях 1С

Электронный документооборот между компаниями, которые используют для учета программы 1С Предприятие, не освобождает их от необходимости вести архив первичных документов, на основе которых вносятся изменения в регистры учета. Однако так как первичка имеет цифровую форму, и хранить ее нужно также на носителях информации. Законодательство не предусматривает обязательной распечатки бумажных вариантов. Для этого необходимо, чтобы архив документов соответствовал требованиям ГОСТ Р 54989-20120. 

Рассмотрим преимущества использования электронного архива перед бумажным вариантом. 

Плюсы использования ЭДО и цифрового архива

Согласно действующим стандартам архив электронных документов может храниться одним из следующих способов:

• Локальный носитель информации, расположенный на сервере компании;
• Облачное хранилище на стороннем сервере с доступом через интернет;
• Хранилище провайдера ЭДО. Условия хранения и стоимость услуги в этом случае оговаривается в договоре с компанией, которая предоставляет услугу. 

Как только вы откажетесь от бумажного архива, сразу почувствуете все преимущества его электронного аналога. К ним относятся:

1. Простота и скорость работы. Любой документ открывается за 1-2 секунды. Для этого не нужно выполнять поиск самостоятельно. Достаточно в 1С Бухгалтерия или другой программе на платформе 1С Предприятие кликнуть на нужной хозяйственной операции. 
2. Быстрый ответ на требование ФНС. Для подготовки ответа на запрос достаточно найти нужную хозяйственную операцию и распечатать или переслать электронные варианты в адрес контролирующего органа. 
3. Эффективность работы. Электронная форма позволяет сортировать документы, делать выборки и анализ, не теряя времени на ручную обработку. 
4. Масштабирование. По мере роста организации стоимость содержания архива и сложность его администрирования практически не меняется. Единственное, что может понадобится – это покупка дополнительно накопителя или увеличение объема предоставляемого места по тарифному плану оператора.
5. Отсутствие затрат на содержание помещения. Электронный архив находится на сервере компании или в облачном сервисе. Никаких затрат на аренду архивного помещения и поддержание в нем нужной влажности и температуры компания не несет. Не нужно нанимать и оплачивать услугу специалиста, который занимается архивом. 

Как заказать

Хотите воспользоваться преимуществами электронного документооборота и сделать архив электронным? Для этого достаточно купить 1С, организовать учет в 1С Бухгалтерии и договориться с контрагентами об обмене документами в цифровой форме. Получить консультации по этому вопросу, приобрести программу, заключить договор 1С ИТС вы можете в ГК «В приоритете». Для связи с нашим менеджером воспользуйтесь указанным на сайте телефоном.