Если вы давно работаете в программах 1С, встроенные функции для хранения электронных первичных документов освобождают от необходимости самостоятельно принимать меры по организации архива. Однако при переходе от бумажного к электронному варианту после внедрения в бизнес-процессы приложения 1С Бухгалтерия или типовых конфигураций на их основе, необходимо предусмотреть некоторые особенности процесса. Об этом и пойдет речь далее. 

Порядок создания электронного архива

Во избежание проблем при эксплуатации и сложностей в обслуживании архива электронных документов, при его создании необходимо учитывать следующие особенности:

1. Материально-технические особенности. Необходимо определить, насколько интенсивным будет использование архива для выбора компьютера, откуда будут поступать данные, способ хранения информации, возможности пользователя и администратора. 
2. Анализ работы компании. Этот этап позволит определить, какие именно документы и в каком объеме подлежат оцифровке. При поэтапном переходе на электронный документооборот необходимо определить, что оцифровывается в первую очередь, а что – в последнюю. 
3. Анализ существующего бумажного архива. Создание электронного архива не говорит о том, что бумажный сразу прекратит свое существование. Однако нужно пересмотреть правила работы с архивом, систему учета и систематизации. Бумажные носители можно оцифровать, особенно документы за последние годы работы. Велика вероятность, что они понадобятся в текущей деятельности или для проверки налоговой службой. 

В нашей стране понятие электронного документа имеется в различных нормативно-правовых актах. Во избежание путаницы и санкций со стороны контролирующих органов при организации архива рекомендуется обратиться в компанию, которая предоставляет услуги электронного документооборота. 

В этом случае вы освобождаете своих сотрудников от рутинной работы по оцифровке документов и организации документооборота, а также гарантируете себе правильность совершения всех необходимых действий. 

Куда обратиться 

ГК «В приоритете» специализируется на продажах 1С и обслуживании 1С. У нас вы можете купить 1С Бухгалтерию или другие приложения на платформе 1С Предприятие (версия 1С 8.3) и заключить договор 1С ИТС. Позвоните нашим менеджерам, они предоставят исчерпывающую информацию о том, как правильно перейти на электронный документооборот и организовать хранение документов в соответствии с действующими стандартами. 

4 – Кейс 1С Управление торговлей для ООО «Элит-Профи»

Общество с ограниченной ответственностью «Элит-Профи» занимается оптовой и розничной торговлей товарами народного потребления. Общая численность персонала составляет 3 человека, поэтому для эффективной организации работы каждого из них компании понадобилось универсальное программное обеспечение для учета торговых операций с клиентами и приобретения товаров. 

Необходимость в автоматизации

В торговой компании в настоящее время работает небольшое количество персонала, поэтому каждый выполняет большое количество операций. С помощью программного обеспечения планируется уменьшить количество дополнительных действий и автоматизировать рутинные операции, которые сопровождают продажу товара клиентов и оптовые закупки у поставщиков. Необходимо, чтобы приложение предоставляло удобные возможности для ведения каждого клиента, учета отгруженных и полученных ТМЦ, поступления оплаты. Кроме того, необходимы возможности по контролю остатков ТМЦ на складе и в магазине. 

Сотрудники ГК «В приоритете» после анализа потребностей нашей компании предложили использовать для автоматизации программу 1С Управление торговлей. Эта типовая конфигурация адаптирована под законодательство Беларуси и решает все стоящие задачи. 

Представители ГК «В приоритете» выполнили работы по подбору ПО, установке и внедрению его в работу нашей компании. Они самостоятельно внесли необходимые настройки и обучили наших сотрудников работе с программой. 

При внедрении планировалось решить следующие задачи

• Учет операций по оптовой закупке товаров и их розничной продаже в адрес наших покупателей;
• Ведение документации по оплате купленных и проданных товаров в наличной и безналичной форме;
• Складской учет товарных остатков на различных торговых объектах;
• Ведение карточек клиентов с указанием количества отгруженной и оплаченной продукции в разрезе каждого из контрагентов;
• Формирование отчетных документов для принятия оперативных управленческих решений. 

Результат

Активное использование приложения 1С Управление торговлей позволило освободить сотрудников от рутинного составления документов и учета операций в офисных приложениях. Они смогли сосредоточиться на ведении своих клиентов и увеличить продажи товаров. Благодаря возможности контролировать поступающие и отправленные платежи компания уменьшила размер дебиторской и кредиторской задолженности.