Законодательное регулирование оборота электронных документов и использование цифровых вариантов первички в программах 1С

Субъектам предпринимательской деятельности, которые ведут учет в программах 1С, намного удобнее использовать первичные документы в электронной форме. Они избавляют от необходимости ручного ввода первички, предотвращают возникновение ошибок, вызванных человеческим фактором, упрощают обмен информацией с налоговой и дают возможность снизить затраты на хранение архива. 

Но для полного отказа от бумажной первички и использования в 1С Бухгалтерия и других программах на платформе 1С Предприятие только электронных копий необходимо законодательное регулирование этого вопроса. В РФ законами разрешено использование электронных копий вместо бумажных без дублирования.

Законодательное регулирование электронного документооборота 

Само определение документа имеется в законе 77-ФЗ, где указано, что им является любой носитель, на котором размещен текст или графика. Кроме того, документом является также аудиозапись и видеоролики. Обязательным признаком является также наличие реквизитов владельца (создателя). 

То есть обязательной бумажной формы для документа не предусмотрено. В качестве материального воплощения документа может выступать любой носитель цифровой информации, в том числе USB-флешка, компакт-диск, жесткий диск. 

Несмотря на это, электронный и бумажный документ отличаются друг от друга, что указано в законе 149-ФЗ. Под электронным документом подразумевается информация, которая изначально создана в цифровой форме и служит для обработки с помощью компьютеров или других подобных устройств. 

Нельзя смешивать понятия «электронной копии документа» и «электронного документа, у них различается способ придания законной силы и юридической значимости, а также варианты обмена между пользователями. 

Образ документа или его электронная копия – это просто файл, который для придания ему юридической силы нужно распечатать и заверить. Например, счет-фактуру, подготовленную в программе 1С, нельзя считать основанием для предъявления НДС к вычету, так как она не имеет юридической силы. 

Однако если электронный документ оформлен в соответствии с требованиями ИФНС и заверен квалифицированной цифровой подписью предприятия (предпринимателя), который ее выписал, подобных препятствий не возникает.

В программах 1С Бухгалтерия, 1С Торговля и отраслевых решениях на платформе 1С Предприятие (версия 1С 8.3) предусмотрены встроенные механизмы использования юридически значимых первичных документов. Поэтому при их использовании можно полностью отказаться от бумажного оборота (или большей его части). 

Куда обратиться

Хотите купить 1С, получить консультации по использованию приложений, заключить договор 1С ИТС? Обращайтесь за помощью к специалистам ГК «В приоритете». Мы поможем вам организовать документооборот в цифровой форме с помощью сервиса 1С ЭДО и встроенных возможностей программ 1С. Для связи воспользуйтесь телефоном, указанным на сайте. 

Leave a Comment

Сервис обратного звонка RedConnect