Виды электронных документов, которые используются в компании при ведении учета с помощью программ 1С

В повседневной деятельности субъект предпринимательской деятельности использует 100+ различных видов документов. Часть из них можно оформлять в свободной форме или с учетом внутренних стандартов компании. А для некоторых обязательно соблюдать требования действующего законодательства, чтобы избежать санкций со стороны контролирующих органов. 

Рассмотрим подробнее, какими документами компания может обмениваться с контрагентом свободно, а какие требуют использования операторов электронного документооборота. 

Разновидности электронных документов

Все документы, которые используются в деятельности компании, можно условно разделить на две группы:

  1. Формализованные. К ним относятся документы строгой отчетности и первичка, форма которой утверждена государственными органами. Например, отчеты в налоговую службу, бухгалтерские отчеты. Для придания им юридического статуса используется квалифицированная цифровая подпись. 

Документы, которые передаются другим участникам документооборота в специальном формате, отправляются и принимаются через оператора электронного документооборота. Организовать такой обмен в программе 1С Бухгалтерия можно с помощью 1С ЭДО. 

Для некоторых видов документов предусмотрены отдельные сервисы. Например, исковые заявления и другие процессуальные документы подаются через отдельный сервис. 

  1. Неформализованные. Документы, которые используются во внутреннем обороте и при взаимоотношениях с другими контрагентами. К ним относятся договора и соглашения, документы об исполнении договорных обязательств. Неформализованные документы не имеют строго формализованной формы, однако должны иметь обязательные реквизиты. 

Гражданское законодательство предусматривает возможность заключения договоров в электронной форме. Они являются юридически значимыми, если имеют обязательные реквизиты, предусмотренные ГК. 

Для заверения договоров и первички также используется квалифицированная цифровая подпись, что придает им юридическую силу. С этой целью используется специализированное ПО, которое дает возможность ставить две ЭЦП на одном документе. 

Еще большую надежность предоставляет оператор электронного документооборота, хотя его использование и не является обязательным. При подключении к подобному сервису (например, 1С ЭДО) обмен неформализованными документами обеспечивается прямо внутри программы 1С. 

Куда обратиться

Хотите организовать обмен электронными документами с контрагентами, банком, а также сдавать отчетность в налоговую службу в электронной форме? Обращайтесь в ГК «В приоритете». У нас можно купить 1С Бухгалтерия, 1С ЗУП, 1С Торговля и другие приложения на платформе 1С Предприятие. Наши специалисты выполняют обслуживание 1С и предоставляют консультации по организации обмена электронными документами с использованием сервиса 1С ЭДО. 

Leave a Comment

Сервис обратного звонка RedConnect